Dnia 7 sierpnia 2025 roku Sąd Najwyższy w sprawie pod sygnaturą III CZP 2/25 podjął uchwałę dotyczącą formy prawnej dokumentów stanowiących podstawę dokonywania wpisów w księgach wieczystych.
Zgodnie z treścią tej uchwały „Forma z podpisem notarialnie poświadczonym, o której mowa w art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, jest zastrzeżona dla dokumentu stanowiącego podstawę wpisu w księdze wieczystej, a nie dla czynności prawnej objętej treścią tego dokumentu.” Jednocześnie uzupełniająco Sąd Najwyższy stwierdził, że „Przewidziane w art. 88 zdanie drugie ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie uznanie przed notariuszem złożonego podpisu za własnoręczny może zostać dokonane także wówczas, gdy dana osoba nie pełni już funkcji, w związku z którą złożyła podpis.”
Uchwała została podjęta w związku z pytaniem o następującej treści: „Czy art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece ma charakter materialnoprawny, uzupełniający ogólne przepisy o formie czynności prawnych i wprowadzający formę, której zachowanie jest warunkiem wystąpienia pewnych skutków w prawie cywilnym materialnym (forma ad eventum w rozumieniu art. 73 § 2 zd. 2 k.c.); a w konsekwencji czy dla wpisu w księdze wieczystej prawa najmu nieruchomości konieczne jest aby osoba, która podpisała umowę była uprawniona do reprezentowania zobowiązanego właściciela nieruchomości – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością także w chwili uznania przed notariuszem własnoręczności swojego podpisu (art. 88 ustawy Prawo o notariacie)?”
Tak postawiony problem nie był dotąd wprost przedmiotem analizy w piśmiennictwie ani też w judykaturze. Orzecznictwo wskazywało, że określone dokumenty urzędowe (jak na przykład decyzje administracyjne) mogą być podstawą wpisu, jeśli są przedłożone w odpisie poświadczonym notarialnie, jest to jednak zupełnie inne zagadnienie. W literaturze wskazywano również, iż wynikająca z art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece forma ad intabulationem jest „szczególnym przypadkiem formy ad eventum” – a więc, że sama czynność dokonana bez zachowania takiej formy jest ważna, a jedynie jej skutki są ograniczone poprzez brak możliwości intabulacji. To jednak jest i było oczywiste.
Tutaj jednak postawiony został problem zupełnie nowy. Sąd Najwyższy został zapytano o to, czy dla zachowania formy ad intabulationem wynikającej z art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece konieczne jest złożenie w tej formie oświadczenia woli, czy też wystarczające jest – w szczególności późniejsze – nadanie takiej formy dokumentowi obejmującemu to oświadczenie. Problem ten związany jest zaś ze szczególnym rozwiązaniem umożliwiającym oświadczenie przez osobę, która złożyła podpis na dokumencie przed notariuszem, że jest to jej własnoręczny podpis, w czasie późniejszym niż sama chwila jego złożenia (w stanie faktycznym będącym przedmiotem uchwały – po utracie możliwości reprezentowania podmiotu, w imieniu którego oświadczenie złożono).
Sąd Najwyższy opowiedział się – słusznie – za tym drugim rozwiązaniem, usuwającym tym samym potencjalną – nazbyt formalistyczną – barierę dla obrotu prawnego.